admin- Posted on
Đàm phán là kỹ năng được sử dụng thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là trong kinh doanh. Sở hữu kỹ năng đàm phán sẽ giúp bạn có thể đem lại những cuộc thương lượng có lợi cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để sở hữu kỹ năng đàm phán? Hãy cùng Học Viện Chiến Lược và Đổi Mới Sáng Tạo – SI Global tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!
Khái quát về đàm phán?
Đàm phán là quá trình mà các bên tham gia tương tác và cố gắng để đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết vấn đề thông qua việc thảo luận và trao đổi ý kiến. Phương pháp này giúp giải quyết xung đột bằng cách lý giải về quan điểm, yêu cầu và lợi ích của mỗi bên.
Mục tiêu của quá trình này là đạt được một thỏa thuận có thể đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của cả hai bên. Đàm phán có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực cuộc sống, từ kinh doanh, chính trị, quốc tế đến cuộc sống hàng ngày.
Đặc điểm của đàm phán
– Mục tiêu: Đàm phán được tiến hành nhằm đạt được thỏa thuận hoặc giải quyết vấn đề. Mỗi bên có thể có mục tiêu riêng, và việc đạt được sự đồng thuận có thể là mục tiêu chính hoặc phụ thuộc vào tình hình cụ thể.
– Thương lượng: Đàm phán liên quan đến quá trình thương lượng giữa các bên, trong đó họ thể hiện quan điểm, yêu cầu và lợi ích của mình. Bằng cách trao đổi thông tin và đề xuất, họ cố gắng tìm ra giải pháp chung.
– Đối thoại: Đàm phán yêu cầu sự trao đổi thông tin và ý kiến giữa các bên. Bằng cách trò chuyện, mỗi bên có thể hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu và mục tiêu của đối phương, từ đó tạo điều kiện cho việc đạt thỏa thuận.
– Tính hai chiều: Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai hoặc nhiều bên, mỗi bên đều có quyền lợi và mục tiêu riêng. Quá trình này nhằm tìm ra sự cân nhắc và thỏa hiệp giữa các lợi ích cá nhân và lợi ích chung.
– Tính linh hoạt: Đàm phán đòi hỏi sự linh hoạt và sẵn lòng thay đổi. Các bên có thể cần điều chỉnh quan điểm và đề xuất của mình để tìm ra giải pháp phù hợp cho cả hai bên.
– Tương phản: Đàm phán thường đi kèm với sự tương phản và xung đột quan điểm, mục tiêu và lợi ích giữa các bên. Mặc dù có thể tạo ra áp lực và thách thức, nhưng cũng có thể tạo ra cơ hội để tìm ra các giải pháp sáng tạo và công bằng.
Thế nào là kỹ năng đàm phán?
Kỹ năng đàm phán là gì?
Kỹ năng đàm phán là tập hợp các khả năng, kỹ thuật và phương pháp giúp các bên đạt được sự thỏa thuận, tránh xung đột và tạo ra sự đồng thuận trong quá trình giao tiếp. Đàm phán bao gồm các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục, hiểu biết, lập kế hoạch và hợp tác.
Trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng đàm phán đã trở thành yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Mặc dù đàm phán thường diễn ra giữa hai bên nhằm đạt được thỏa thuận, nhưng nhiều người cho rằng một người đàm phán hiệu quả sẽ kết hợp giữa tinh thần cạnh tranh và tinh thần hợp tác. Điều này có nghĩa là họ sẽ tạo ra giá trị cho đối tác trong khi vẫn đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp của mình.
Hình thức đàm phán phổ biến
– Đàm phán có nguyên tắc
Hình thức đàm phán này nhấn mạnh việc đàm phán dựa trên nguyên tắc và lợi ích chung để đạt được thỏa thuận tối ưu nhất. Một cuộc đàm phán theo nguyên tắc thường bao gồm các yếu tố sau:
- Win-win (Đôi bên cùng có lợi): Cả hai bên đều hướng đến việc đạt được kết quả có lợi cho cả hai phía.
- Tập trung vào lợi ích: Các bên tham gia đàm phán xác định và truyền đạt rõ ràng về động lực, lợi ích và nhu cầu của mình.
- Tách biệt cảm xúc với vấn đề: Các bên tập trung giải quyết vấn đề hiện tại một cách khách quan, tránh xung đột và ảnh hưởng của cảm xúc cá nhân.
- Tính khách quan: Người tham gia đồng ý sử dụng tiêu chí khách quan như cơ sở cho cuộc đàm phán có lợi cho cả hai phía.
– Đàm phán nhóm
Loại đàm phán này thường diễn ra trong hầu hết các giao dịch kinh doanh, trong đó nhiều bên tham gia thương lượng để đạt được thỏa thuận có lợi cho mỗi bên. Một số vai trò phổ biến trong đàm phán nhóm bao gồm:
- Người lãnh đạo: Chịu trách nhiệm đưa ra quyết định cuối cùng và hướng dẫn quá trình đàm phán.
- Người quan sát: Theo dõi và ghi chép lại các diễn biến quan trọng trong cuộc đàm phán, cung cấp thông tin phản hồi sau cùng.
- Người quan hệ: Chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên, làm trung gian trong việc giải quyết xung đột và xây dựng niềm tin.
- Nhà phê bình: Đưa ra ý kiến, đánh giá và phê bình các gói đề xuất, giúp cân nhắc các lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.
– Đàm phán đa đối tác
Đàm phán đa đối tác là quá trình thương lượng mà có nhiều hơn hai bên cùng tham gia. Ví dụ, khi ban lãnh đạo các bộ phận của một doanh nghiệp lớn tổ chức cuộc họp với nhau để đạt được một thỏa thuận, đó được coi là đàm phán đa đối tác. Trong hình thức đàm phán này, thường xuyên xảy ra tình trạng một số bên hình thành các liên minh, điều này làm tăng sự phức tạp trong quá trình đàm phán.
– Đàm phán đối đầu
Đây là một phương thức tiếp cận mà có tính chất phân phối, trong đó, bên tham gia đàm phán mạnh nhất sẽ đạt được thỏa thuận phục vụ lợi ích của họ. Các chiến thuật đàm phán đối đầu bao gồm:
- Thương lượng cứng rắn: Đây là chiến thuật mà một bên quyết định từ chối thỏa hiệp trong bất kỳ thỏa thuận nào.
- Lời hứa tương lai: Chiến thuật này đưa ra lời hứa về lợi ích trong tương lai nhằm đổi lấy các thỏa thuận hiện tại.
- Mất hứng thú: Điều này ám chỉ việc một bên thể hiện sự không quan tâm đến việc tiến hành một thỏa thuận, hy vọng sẽ ép buộc bên kia nhượng bộ.
Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán
Kỹ năng đàm phán vô cùng quan trọng và cần thiết đối với bất kỳ một nhà lãnh đạo nào. Sở hữu tốt kỹ năng đàm phán giúp người lãnh đạo dễ dàng thương lượng với nhân viên hay khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh. Cụ thể:
Xây dựng mối quan hệ
Bất kể sự khác biệt về lập trường hay quan điểm, kỹ năng đàm phán giúp tạo ra giải pháp tập trung vào việc tạo ra thiện chí và giá trị. Điều này thúc đẩy sự phát triển của mối quan hệ lâu dài.
Đưa ra các giải pháp bền vững
Kỹ năng đàm phán giúp đảm bảo rằng các giải pháp cho xung đột không chỉ tạm thời mà còn bền vững. Nó hướng tới việc tạo ra các giải pháp lâu dài bởi vì cả hai bên chỉ đồng ý khi giải pháp được coi là công bằng và đáng tin cậy.
Tránh xung đột xảy ra trong tương lai
Khi các bên đã đồng ý với một thỏa thuận chung, khả năng xảy ra xung đột trong tương lai sẽ giảm đi đáng kể.
Tạo môi trường kinh doanh thành công
Kỹ năng đàm phán giúp hoàn thành các mục tiêu kinh doanh và tạo ra một môi trường kinh doanh thành công, nơi mà sự hợp tác và sự đồng thuận được đánh giá cao.
Các bước để đàm phán trong kinh doanh
Nghiên cứu trước khi tham gia đàm phán
Đây là giai đoạn khởi đầu, doanh nghiệp cần phải xây dựng một kế hoạch cẩn thận và thu thập đủ thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn này có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán. Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng để tăng cơ hội thành công.
- Tìm hiểu về đối tác: Một cuộc đàm phán thường đòi hỏi sự tham gia của ít nhất hai bên, vì vậy việc thu thập thông tin về họ là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp trong việc tương tác mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác.
- Xác định rõ vấn đề: Trước khi bắt đầu đàm phán, quan trọng để xác định rõ những vấn đề cần được giải quyết và tìm ra các phương án giải quyết phù hợp.
- Xác định mục tiêu: Việc xác định mục tiêu giúp tập trung vào những điểm quan trọng và tránh lạc đề trong cuộc đàm phán. Nó cũng giúp tạo ra sự thống nhất và đồng thuận trong quá trình đàm phán.
- Chuẩn bị các phương án thay thế: Đôi khi cuộc đàm phán không diễn ra như kế hoạch, do đó việc chuẩn bị các phương án dự phòng sẽ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách linh hoạt và hiệu quả.
Tạo không khí cởi mở, thoải mái
Tạo một không gian trò chuyện thoải mái vô cùng quan trọng. Điều này vừa có thể giúp bạn dễ dàng giảm mức đề phòng của khách hàng, vừa ghi lại hình ảnh đẹp trong lòng đối tác. Bằng cách tạo điều kiện cho đối phương có cơ hội để chia sẻ nhiều hơn, và nếu họ mở lòng, đừng ngần ngại thể hiện một chút sự hài hước để tạo cảm giác gần gũi. Đồng thời, hãy chú ý đến trang phục, cách diễn đạt, cử chỉ, để thể hiện sự tự tin và có lập trường mạnh mẽ.
Đưa ra lựa chọn có lợi cho đôi bên
Quan trọng là lựa chọn giải pháp hướng đến lợi ích chung cho tất cả. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
- Không nên đưa ra đề nghị trước: Hãy để đối tác đưa ra đề nghị đầu tiên, điều này tạo cơ hội cho cả hai bên thảo luận và đạt đến một kết quả tốt nhất.
- Không vội chấp nhận đề nghị ban đầu: Thường thì đề nghị đầu tiên của đối tác chỉ là lợi ích tốt nhất cho họ. Việc tiếp tục thảo luận có thể dẫn đến những đề nghị tốt hơn cho cả hai bên.
- Tránh thương lượng quá nhiều: Thương lượng quá mức có thể làm mất thời gian mà không đảm bảo kết quả tốt hơn.
- Tận dụng sự im lặng: Đôi khi, việc im lặng vào thời điểm thích hợp có thể tạo ra áp lực và khiến cho đối tác đồng ý với ý kiến của bạn.
Đi đến thỏa thuận
Trước khi đạt được thỏa thuận cuối cùng, quan trọng là dành thời gian để đánh giá xem cuộc đàm phán đã đáp ứng được mục tiêu ban đầu hay chưa. Nếu kết quả làm bạn hài lòng, bạn có thể kết thúc cuộc đàm phán một cách nhanh chóng, ghi chú lại các điểm quan trọng và tiến hành ký hợp đồng. Tuy nhiên, nếu bạn không hài lòng với thỏa thuận, thì tốt nhất là dừng lại, không tiếp tục thỏa thuận, để tránh hối tiếc về những quyết định đã đưa ra.
Nguyên tắc trong đàm phán
Hãy thực hiện thương lượng
Hãy nhớ rằng, không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc với sự đồng thuận, nhưng chúng ta có thể thực hiện thương lượng. Trong quá trình này, mỗi bên sẽ đưa ra các đề xuất, yêu cầu, và lập trường của mình, cố gắng thuyết phục đối phương chấp nhận.
Thương lượng giúp các bên tìm ra các giải pháp phù hợp và có lợi cho tất cả, đồng thời xây dựng sự tin tưởng và hợp tác bền vững. Doanh nghiệp cần có một lập trường rõ ràng, hiểu biết, đánh giá thông tin một cách kỹ lưỡng, lắng nghe và hiểu quan điểm của đối phương để đưa ra các đề xuất phù hợp.
Thu thập thông tin đối tác một cách đầy đủ
Thông tin về các bên tham gia trong cuộc đàm phán là nền tảng để xây dựng các chiến lược đàm phán, cũng như là công cụ để giao tiếp giữa các bên. Vì vậy, doanh nghiệp cần thu thập thông tin về đối tác một cách đầy đủ và rõ ràng, thậm chí qua nhiều kênh khác nhau để hiểu rõ hơn về ngữ cảnh, mục tiêu, xu hướng và thẩm quyền đàm phán.
Nếu không có thông tin chính xác về đối tác, họ có thể cảm thấy không được tôn trọng và không thể dự đoán được yêu cầu hoặc mong đợi của đối phương để chuẩn bị các giải pháp phù hợp. Điều này có thể dẫn đến thất bại trong cuộc đàm phán.
Tuy nhiên, việc thu thập thông tin cần phải được thực hiện một cách cẩn thận để tránh tiết lộ thông tin quan trọng hoặc bí mật của đối tác, từ đó làm mất niềm tin và uy tín của doanh nghiệp trong mắt họ. Do đó, việc thu thập thông tin phải được thực hiện với sự cẩn trọng, chính xác và bảo vệ tính riêng tư của đối tác.
Hướng tới lợi ích đôi bên (Win-Win)
Đàm phán Win-Win đòi hỏi cả hai bên đều đạt được những gì mình muốn. Để đạt được điều này, cần phải tuân thủ nguyên tắc của nó, không xúc phạm đối phương và tạo ấn tượng tích cực. Xây dựng mối quan hệ tốt và hiểu rõ mong muốn của đối phương là yếu tố quan trọng.
Thương trường không phải chiến trường
Nếu muốn duy trì một môi trường kinh doanh bền vững, cần nhớ rằng thương trường không phải là chiến trường. Mặc dù đàm phán cần mang lại giá trị cho doanh nghiệp, nhưng cũng phải đảm bảo lợi ích của đối tác. Đối tác có thể trở thành mối quan hệ lâu dài mang lại hiệu suất kinh doanh, do đó không nên tập trung quá nhiều vào việc chiến thắng đối phương.
Đàm phán theo từng bước
Quá trình đàm phán cần được lên kế hoạch và tiến hành theo từng bước cụ thể. Mỗi bên cần làm rõ tư duy và nội dung của mình trước vấn đề được thảo luận. Ngay cả khi đối phương cố gắng làm mất tập trung hoặc đặt nhiều câu hỏi không liên quan, cần tiếp tục tuân thủ kế hoạch và tiếp tục đàm phán một cách chuyên nghiệp.
Tạo sự thoải mái cho đối tác
Đàm phán đôi khi cũng là một cuộc “tâm lý chiến”. Việc tạo ra một tâm trạng thỏa mãn cho đối tác giúp họ cảm thấy hài lòng và chiến thắng. Sau khi kết thúc, dù kết quả như thế nào, việc gửi lời chúc mừng và thể hiện sự tôn trọng với đối tác giúp tạo ra một tâm trạng tích cực.
Luôn đặt câu hỏi mở
Việc đặt câu hỏi mở là một nguyên tắc quan trọng trong mọi cuộc đàm phán. Nó không chỉ giúp thu thập thông tin từ đối tác, mà còn giúp phát hiện các sơ hở và rò rỉ thông tin từ họ. Điều này tạo ra một lợi thế chủ động trong quá trình đàm phán.
Kỹ năng đàm phán là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào nếu muốn đi đến thành công. Để có thể vận dụng kỹ năng này thành công, đòi hỏi nhà lãnh đạo cần nắm được những kiến thức và nguyên tắc cơ bản. Trên cơ sở đó để đạt được những thành công nhất định trong kinh doanh.
Trên đây là những chia sẻ của Học Viện Chiến Lược và Đổi Mới Sáng Tạo – SI Global về kỹ năng đàm phán trong kinh doanh. Hy vọng rằng, những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn có được những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích trên hành trình phát triển năng lực lãnh đạo tài giỏi và tăng nhanh doanh thu hiệu quả nhất.
—————-
Học Viện Chiến Lược và Đổi Mới Sáng Tạo (SI Global)
Fanpage Facebook: Học viện SI Global
Hotline: 0966 644 800
Email: ngoc@thesiglobal.com
Website: https://thesiglobal.com/
Địa chỉ: 87 Lĩnh Nam, Mai Động, Hoàng Mai, Hà Nội.
